三、档案的管理

    1．档案的整理：

    (1)  平时积累的材料要及时加以整理。按照档案工作规范，对学籍管理活动中所形成的材料进行分类、取舍，将有密切联系的材料组合成卷。

    (2)  立卷材料要做到真实、准确，书写工整清楚。禁止用铅笔、圆珠笔及复写纸誊写。要按照一定程序装订成册，并及时移交校综合档案室，以便长久保存利用。

    (3)  考试试卷只保存5年，过期不予核查。

    2．档案的保管利用：为使档案既得到充分利用，又保证其安全，在档案的管理方面应做到以下几点：

    (1)  非档案管理人员，不经领导批准，不准开起档案橱，随意翻查档案。

    (2)  档案要妥善保存，不得随意乱放。查阅完毕应及时放回原处，严防损坏、散失。

    (3)  未经批准，任何人不得私自将档案携出档案室，不得拆卷、涂改、换页等。若需复印档案材料，必须出示单位证明，经批准后方可复印。

    (4)  档案一般不予外借。因特殊情况需借阅档案，借阅人要及时登记签名，归还时要当面检查，检查人要登记签名，以示负责。

    (5)  档案管理人员离开档案室，必须锁好门，注意防火、防潮、防霉变，保证档案安全。

3．立卷时间：每届毕业生毕业后4月内将其档案进行整理装订，并移交校档案室。